Document Management

“Goed documentbeheer bespaart veel tijd en geld”

Uitdagingen

Documentopslag binnen organisaties vindt vaak inefficiënt plaats en kan leiden tot onnodig hoge kosten en onderbrekingen in bedrijfsprocessen.

Wist u dat…
  • Werknemers 20 tot 40% van hun tijd spenderen aan het handmatig zoeken naar informatie (Coopers and Lybrand)
  • De implementatie van een document management systeem gemiddeld 41.2% schijfruimte bespaart (AIIM 2012 – Capitalizing on Content)
  • 59% van de managers ongeveer elke dag informatie mist waarvan ze weten dat het bestaat, maar het niet kunnen vinden (Accenture)
  • ROI van document managementsystemen gemiddeld 612% is (Nucleus Research)
  • Werknemers per dag gemiddeld meer dan 2 documenten naar 5 personen ter goedkeuring sturen (Harmon.ie, 2011)

Iedere organisatie heeft te maken met informatie- en documentmanagement. Vaak gaat dit op de traditionele manier, waarbij documenten in mappen worden opgeslagen. Tegenwoordig zijn er veel efficiëntere manieren om documenten op te slaan, waardoor het terugvinden van documenten gemakkelijker en sneller gaat. Het gaat niet meer om waar je iets opslaat maar wat je opslaat.

MusQueteer combineert kennis van businessprocessen met technologische expertise. We hebben ervaring met verschillende systemen om uw documenten en data optimaal te beheren. Met één van deze systemen in het bijzonder hebben we ruime ervaring: M-Files.

M-Files biedt content management oplossingen aan, waarin documenten niet meer in mappen opgeslagen worden, maar worden gecategoriseerd door middel van het toekennen van eigenschappen. Hierdoor hebben documenten niet één vaste plek maar kunnen documenten gevonden worden door op hun eigenschappen te zoeken.

Onze aanpak

Wat kan musQueteer met M-Files?

  • Advies geven over de inzet van M-Files in uw organisatie
  • Implementatie van het systeem
  • Data overzetten van het huidige systeem naar M-Files
  • Training van eindgebruikers
  • Datakwaliteitsmanagement
  • Automatische generatie van documenten, zoals facturen of contracten
Voordelen

Kenmerken en voordelen van het werken met een M-Files documentmanagementsysteem:

  • Documenten zijn makkelijker op te slaan en terug te vinden
  • Goede integratie met Windows
  • Flexibiliteit: snel en gemakkelijk gebruiksklaar te maken voor uw behoeften
  • Versiebeheer
  • Documenthistorie wordt opgeslagen
  • Toegankelijk vanuit ieder toestel, van pc tot mobile device
Onze diensten
MusQueteer is een boetiek voor IT Consulting diensten. We hebben meerdere diensten ontwikkeld gebaseerd op onze gezamenlijke ervaring. Veel van onze diensten zijn gerelateerd aan data- en projectmanagement.

“MusQueteer heeft goede ervaringen met M-Files. Het is een gebruiksvriendelijk, goed uitgedacht systeem dat zeer flexibel is. We zien M-Files als een gereedschapskist die, mits goed ingericht, van grote waarde kan zijn voor onze klanten.”

Arnd Jan PrauseCOO